Cara Membuat Business Requirements Document (BRD)

4 menit baca

Dalam dunia bisnis yang terus berkembang, keberhasilan suatu proyek sangat bergantung pada pemahaman yang jelas terhadap kebutuhan bisnis. Salah satu alat yang sangat penting untuk mencapai hal ini adalah dokumen kebutuhan bisnis, atau yang lebih dikenal sebagai Business Requirements Document (BRD). Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam mengenai BRD, mulai dari pengertian hingga langkah-langkah pembuatannya.

Apa itu Business Requirements Document (BRD)?

Business Requirements Document (BRD) adalah dokumen yang merinci kebutuhan dan tujuan bisnis untuk suatu proyek atau inisiatif. BRD membantu mengidentifikasi masalah atau peluang bisnis, serta merinci bagaimana solusi yang diusulkan akan memenuhi kebutuhan tersebut.

Dokumen ini biasanya mencakup informasi seperti deskripsi proyek, latar belakang, tujuan bisnis, pemangku kepentingan yang terlibat, kebutuhan fungsional dan non-fungsional, batasan-batasan, serta kriteria keberhasilan proyek. BRD juga dapat mencakup gambaran umum mengenai arsitektur sistem, alur kerja, dan rincian lain yang diperlukan untuk pemahaman menyeluruh tentang proyek.

BRD adalah alat yang sangat penting dalam pengembangan proyek karena membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat memahami dengan jelas apa yang diharapkan dari proyek dan bagaimana proyek tersebut akan memberikan nilai tambah kepada bisnis. Dokumen ini juga memberikan dasar untuk merancang dan mengembangkan solusi yang sesuai dengan kebutuhan bisnis yang spesifik.

Baca Juga: 20 Faktor Penyebab Kegagalan Usaha dan Solusinya

Manfaat Business Requirements Document

Business Requirements Document memiliki beberapa manfaat kunci dalam konteks pengembangan proyek. Berikut adalah beberapa manfaat utama BRD:

• Kepahaman Bersama

BRD membantu menciptakan pemahaman bersama di antara semua pemangku kepentingan proyek. Dokumen ini menyediakan pandangan yang jelas tentang tujuan bisnis, kebutuhan, dan harapan, sehingga semua anggota tim dan pemangku kepentingan memiliki visi yang seragam.

• Panduan Perencanaan

BRD memberikan panduan yang jelas untuk perencanaan proyek. Ini membantu tim proyek dalam mengidentifikasi langkah-langkah yang diperlukan, memahami ruang lingkup proyek, dan menyusun rencana kerja yang sesuai.

• Dasar Keputusan

BRD menjadi dasar untuk pengambilan keputusan selama siklus hidup proyek. Ketika tim menghadapi keputusan penting, BRD dapat digunakan sebagai panduan untuk memastikan bahwa keputusan yang diambil konsisten dengan kebutuhan bisnis yang telah ditetapkan.

• Pengelolaan Harapan

BRD membantu mengelola harapan pemangku kepentingan dengan menggambarkan dengan jelas apa yang dapat dan tidak dapat dicapai oleh proyek. Ini membantu mencegah ketidaksetujuan atau kekecewaan di kemudian hari.

• Basis Perancangan Sistem

Dokumen ini dapat digunakan sebagai dasar untuk merancang solusi teknis. BRD menyediakan informasi yang diperlukan untuk mengembangkan sistem yang memenuhi persyaratan bisnis dan fungsional yang telah ditetapkan.

• Evaluasi Kinerja Proyek

BRD menyediakan kriteria keberhasilan proyek, yang dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja proyek selama dan setelah implementasi. Ini membantu dalam meningkatkan proses pengembangan proyek di masa depan.

• Komunikasi Efektif

BRD berfungsi sebagai alat komunikasi yang efektif antara pemangku kepentingan, pemilik proyek, dan tim pengembangan. Ini membantu memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang sama tentang proyek dan tujuannya.

• Peningkatan Transparansi

BRD meningkatkan transparansi proyek dengan menyediakan dokumentasi yang terstruktur tentang kebutuhan dan tujuan bisnis. Ini membantu membangun kepercayaan di antara pemangku kepentingan dan tim proyek.

Baca Juga: Business Plan: Pengertian, Jenis, & Manfaatnya

Langkah-langkah Pembuatan Business Requirements Document (BRD)

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat BRD yang komprehensif dan memastikan bahwa semua pemangku kepentingan terlibat memiliki pemahaman yang jelas tentang proyek dan tujuannya.

• Identifikasi Pemangku Kepentingan (Stakeholder Identification)

Identifikasi semua pihak yang terlibat atau memiliki kepentingan dalam proyek. Ini dapat mencakup manajemen, pengguna akhir, tim pengembangan, dan pemangku kepentingan lainnya.

• Deskripsi Proyek (Project Description)

Jelaskan secara singkat proyek, termasuk latar belakang, tujuan, dan lingkupnya. Gambarkan alasan mengapa proyek ini perlu dilakukan dan manfaat yang diharapkan.

• Tujuan Bisnis (Business Objectives)

Tentukan secara jelas tujuan bisnis yang ingin dicapai dengan proyek. Pastikan tujuan ini terkait langsung dengan strategi bisnis yang lebih luas.

• Analisis Pemangku Kepentingan (Stakeholder Analysis)

Analisis bagaimana proyek akan memengaruhi setiap pemangku kepentingan. Pahami kebutuhan, harapan, dan kontribusi yang mungkin mereka berikan.

• Kebutuhan Fungsional dan Non-fungsional (Functional and Non-functional Requirements)

Identifikasi kebutuhan fungsional yang menjelaskan fitur dan fungsi sistem. Sertakan juga kebutuhan non-fungsional seperti performa, keamanan, dan skalabilitas.

• Batasan (Constraints)

Jelaskan semua batasan yang dapat mempengaruhi pelaksanaan proyek, seperti batasan anggaran, sumber daya, atau waktu.

• Kriteria Keberhasilan (Success Criteria)

Tentukan kriteria yang akan digunakan untuk menilai keberhasilan proyek. Hal ini dapat mencakup pencapaian tujuan tertentu, peningkatan efisiensi, atau kepatuhan terhadap regulasi.

• Diagram Alur Proses (Process Flow Diagram)

Buat diagram alur proses yang menggambarkan bagaimana informasi atau tugas bergerak melalui sistem atau organisasi.

• Arsitektur Sistem (System Architecture)

Jelaskan secara singkat arsitektur sistem yang diusulkan, termasuk komponen utama dan cara mereka berinteraksi.

• Risiko dan Mitigasi (Risks and Mitigations)

Identifikasi potensi risiko yang dapat muncul selama proyek. Sertakan strategi mitigasi untuk mengatasi atau mengurangi dampaknya.

• Jadwal dan Rencana (Schedule and Plan)

Sertakan jadwal proyek yang mencakup tahap-tahap pengembangan utama dan tenggat waktu. Jelaskan juga rencana pelaksanaan yang mencakup sumber daya yang dibutuhkan.

• Dokumentasi Pendukung (Supporting Documentation)

Lampirkan dokumen pendukung seperti diagram, prototipe, atau studi kelayakan yang mendukung analisis dan keputusan dalam BRD.

• Persetujuan dan Tanda Tangan (Approval and Sign-off)

Pastikan BRD mendapatkan persetujuan dari pemangku kepentingan kunci sebelum memulai pengembangan proyek.

Baca Juga: 7 Cara Jitu Menentukan Lokasi Bisnis yang Strategis

Membuat BRD adalah langkah kunci untuk mengarahkan proyek bisnis menuju kesuksesan. Dengan mengikuti langkah-langkah tersebut, Anda dapat memastikan bahwa semua pihak terlibat memiliki pemahaman yang seragam tentang tujuan dan persyaratan proyek.