Proforma Invoice: Pengertian, Fungsi, & Bedanya dengan Invoice

3 menit baca

Proforma invoice, atau yang sering disebut sebagai faktur proforma, adalah salah satu elemen kunci dalam proses transaksi jual-beli. Dokumen ini memiliki peran vital dalam menyusun kerangka kerja keuangan antara penjual dan pembeli sebelum barang atau jasa dikirimkan.

Apa itu Proforma Invoice?

Proforma invoice adalah faktur sementara yang diberikan oleh pihak supplier atau penjual kepada pelanggan sebelum proses pengiriman barang atau pengerjaan jasa. Tujuan utama dari faktur proforma ini adalah memberikan gambaran terinci mengenai biaya yang terkait dengan transaksi tersebut.

Faktur proforma seringkali dianggap sebagai faktur pengganti sementara, terutama karena pemberi jasa atau penjual mengeluarkannya sebelum seluruh proses pengiriman atau pengerjaan jasa diselesaikan. 

Dalam banyak kasus, hal ini terjadi ketika pengiriman barang atau jasa dilakukan secara bertahap, dan proforma invoice menjadi alat yang efektif untuk memberikan informasi kepada pembeli mengenai status transaksi.

Baca Juga: Anjak Piutang: Pengertian, Keuntungan, & Dasar Hukumnya

Fungsi Proforma Invoice

Proforma invoice memiliki beberapa fungsi krusial dalam konteks transaksi bisnis. Dokumen ini tidak hanya sekadar formulir pembayaran sementara, tetapi juga memainkan peran penting dalam menyelaraskan dan menyederhanakan proses bisnis. Berikut adalah beberapa fungsi utama dari proforma invoice.

• Memberikan Gambaran Biaya Terinci

Proforma invoice memberikan gambaran rinci mengenai biaya terkait dengan barang atau jasa yang akan dikirim atau dikerjakan. Ini mencakup harga barang, biaya pengiriman, pajak, dan elemen biaya lainnya. Dengan demikian, pembeli dapat dengan jelas memahami komponen biaya yang terlibat dalam transaksi.

• Pengingat Pembayaran

Salah satu fungsi utama proforma invoice adalah sebagai pengingat kepada pembeli untuk melunasi pembayaran. Dikeluarkan sebelum barang atau jasa diterima sepenuhnya, dokumen ini menciptakan kesadaran terhadap kewajiban pembayaran yang harus segera diselesaikan.

• Memfasilitasi Perdagangan Internasional

Dalam konteks perdagangan internasional, proforma invoice menjadi instrumen kunci yang membantu mengatasi kompleksitas transaksi lintas negara. Dokumen ini menyediakan informasi yang diperlukan untuk pemenuhan regulasi perdagangan internasional dan menyelaraskan kebutuhan pihak-pihak yang terlibat.

• Dasar untuk Perjanjian Pembayaran

Informasi yang terdapat dalam proforma invoice, seperti deskripsi barang atau jasa, harga, jumlah, dan syarat pembayaran, membentuk dasar untuk perjanjian pembayaran. Ini memberikan pedoman yang jelas bagi kedua belah pihak, membantu mencegah potensi konflik terkait dengan ketidaksesuaian informasi.

• Membantu Perencanaan Keuangan

Dengan menyajikan rincian biaya secara terperinci, proforma invoice mendukung perencanaan keuangan yang efektif. Baik penjual maupun pembeli dapat menggunakan informasi ini untuk menyusun anggaran, mengidentifikasi biaya tambahan yang mungkin timbul, dan merencanakan sumber daya keuangan dengan lebih baik.

• Menciptakan Kejelasan dan Kepastian

Meskipun bersifat sementara, proforma invoice menciptakan kejelasan dan kepastian dalam proses transaksi. Ini membantu menghindari kebingungan atau ketidaksepakatan yang mungkin muncul di kemudian hari, menciptakan dasar yang kuat untuk kerjasama yang saling menguntungkan.

Baca Juga: CDO (Cease and Desist Order): Pengertian, Jenis, & Contohnya

Perbedaan Proforma Invoice dengan Invoice

Proforma invoice dan invoice, meskipun keduanya merupakan dokumen keuangan yang terkait dengan transaksi bisnis, memiliki perbedaan signifikan dalam konteks penggunaan dan legalitas. Berikut adalah perbedaan utama antara proforma invoice dan invoice.

• Status Hukum

Proforma invoice merupakan dokumen sementara yang tidak memiliki kekuatan hukum resmi. Faktur proforma digunakan sebelum pengiriman barang atau pengerjaan jasa dan bertujuan memberikan gambaran biaya kepada pembeli. Tidak digunakan sebagai bukti pembayaran atau klaim hukum.

Sementara itu, invoice merupakan dokumen resmi yang mencatat kewajiban pembayaran yang harus dipenuhi oleh pembeli kepada penjual. Invoice memiliki kekuatan hukum dan dapat digunakan sebagai bukti transaksi dalam kasus perselisihan atau klaim.

• Waktu Penerbitan

Proforma Invoice dikeluarkan sebelum barang atau jasa dikirim atau dikerjakan. Berfungsi sebagai tawaran atau perjanjian awal antara penjual dan pembeli sebelum transaksi sebenarnya terjadi.

Sementara itu, invoice dikeluarkan setelah barang atau jasa telah dikirim atau dikerjakan. Hal tersebut menandakan bahwa transaksi telah selesai dan pembeli memiliki kewajiban untuk melunasi pembayaran.

• Tujuan Utama

Proforma invoice memberikan gambaran biaya kepada pembeli dan membantu dalam perencanaan keuangan. Tidak dimaksudkan sebagai permintaan pembayaran langsung.

Invoice di lain sisi bertujuan untuk mengumpulkan pembayaran dari pembeli. Menyertakan rincian biaya lengkap dan batas waktu pembayaran yang jelas.

• Penggunaan dalam Perdagangan Internasional

Proforma invoice sering digunakan dalam perdagangan internasional sebagai persiapan sebelum penerbitan invoice resmi. Membantu pihak-pihak yang terlibat memahami rincian transaksi.

Invoice merupakan syarat penting dalam ekspor dan impor. Diperlukan untuk pemenuhan regulasi perdagangan internasional dan sebagai bukti pembayaran.

Itulah tadi penjelasan mengenai proforma invoice dan perannya dalam transaksi bisnis. Semoga Anda bisa semakin memahami konsep dan perbedaannya dengan invoice.